Anpassung der Schriftformerfordernisse
Bisher waren Arbeitgeber nach § 2 Abs. 1 NachwG verpflichtet, wesentliche Vertragsbedingungen zwingend schriftlich an ihre Arbeitnehmer auszuhändigen – also in Papierform und mit Original-Unterschrift (siehe hierzu schon unsere Veröffentlichung des 5. Juli 2022), um Bußgelder zu vermeiden. In der Praxis taten sie dies durch schriftliche Arbeitsverträge.
Nach dieser über die zugrunde liegende EU-Richtlinie hinausgehenden Umsetzung heiß es nun, dass für die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen in Arbeitsverträgen zukünftig die Textform nach § 126b BGB ausreichen soll.
Auswirkungen für Arbeitgeber
Mit Inkrafttreten eines solchen Gesetzesänderung könnten Arbeitgeber in Deutschland zukünftig wesentliche Vertragsbedingungen von Arbeitsverträgen auch digital, z.B. per E-Mail oder durch digitale Unterschrift, vereinbaren, ohne Bußgelder zu befürchten. Dies würde nicht nur für globale, multinationale Unternehmen Erleichterungen und Vorteile mit sich bringen, sondern auch für die Remote-Arbeit.
Die Änderung beschränkt sich aber nur auf wesentliche Vertragsänderungen und umfasst nicht die Anforderungen etwa an die Befristung von Arbeitsverträgen.
Es bleiben Ausnahmen
Es ist allerdings zu erwarten, dass die Schriftform für einige Konstellationen weiterhin erhalten bleiben wird. Auf Verlangen der Arbeitnehmer sowie für Tätigkeiten nach § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz muss der Arbeitgeber z.B. einen schriftlichen Nachweis bereiten, mithin unter anderem im Bau-, Gaststätten-, Beherbergungs-, Gebäudereinigungs- und Speditionsgewerbe. Nicht umfasst von der neuen Schriftformfreiheit sind auch gesetzliche Formerfordernisse für Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG (das gilt auch für die Rentenklausel) sowie Vereinbarungen eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots nach § 74 Abs. 1 HGB. Natürlich bedürfen auch Kündigungen und Aufhebungsverträge weiter der Schriftform, um wirksam zu sein.
Textform genügt grundsätzlich auch nur dann als Nachweis, wenn das Dokument für Arbeitnehmer zugänglich ist und gespeichert sowie ausgedruckt werden kann. Außerdem soll der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis des Arbeitnehmers erhalten. Diesen Anforderungen sollen jedoch auch schon z. B. E-Mail -Empfangsbestätigungen genügen.
Praxishinweis
Da der Regierungsentwurf sich momentan im Prozess des Gesetzgebungsverfahren befindet, sind die finalen gesetzlichen Bestimmungen zwar im Detail noch ungewiss. Dennoch ist wohl mit einer begrüßenswerten Auflockerung der Schriftformerfordernisse des NachwG zu rechnen.
Auf Nummer sicher gehen Arbeitgeber, die alle arbeitsvertraglichen Vereinbarungen schriftlich und entsprechend den Anforderungen des § 2 NachwG treffen, etwa weil sie ohnehin einen befristeten Arbeitsvertrag schließen oder die Rentenklausel halten soll. Damit entfällt bereits heute eine gesonderte Nachweispflicht. Gerade bei Vertragsanpassungen, etwa des Gehalts, können die Erleichterungen durch die Textform künftig wohl deutliche Erleichterungen in der täglichen Personalarbeit mit sich bringen.
